Article 1 : Qui peut emprunter du matériel ?
1.1. Toute association (asbl ou association de fait) ou institution qui organise une activité socio - culturelle peut solliciter un prêt.
1.2. Les prêts sollicités par les associations reconnues ou subventionnées par l'Administration Générale de la Culture seront traités immédiatement.
1.3. Pour les associations non visées au point 1.2. ci-dessus :
- Les prêts sollicités plus de 60 jours avant la date prévue pour l'organisation de leur activité recevront un accusé de réception immédiatement. Ils seront traités deux mois avant l'activité.
- Les prêts introduits endéans les 60 jours qui précèdent la date prévue pour l'organisation de leur activité seront traités immédiatement.
Article 2 : Pour quelle durée ?
La durée maximum d'un prêt est limitée à la période prévue par l'association pour l'organisation de son activité, sans toutefois excéder deux mois.
Article 3 : Comment introduire une demande de prêt ?
3.1. La demande de prêt doit être adressée au Centre de Prêt au moyen d'un formulaire spécialement réservé à cet effet. Celui-ci peut être obtenu sur simple demande écrite ou téléphonique ou téléchargé le formulaire de prêt (pdf).
3.2. Ce formulaire sera signé par une personne âgée de 18 ans accomplis, et légalement qualifiée pour engager son association ou institution.
3.3. Ce formulaire sera accompagné de toutes preuves attestant de l'existence de l'activité annoncée (autorisation communale, statuts parus au moniteur, visa de reconnaissance, lien de l'évènement, ...).
3.4. Toute information manquante sur ce formulaire exposera le demandeur à voir sa demande refusée.
Article 4 : Quand un prêt est-il acquis ?
4.1. Si les conditions précitées sont remplies, le demandeur recevra un courrier, précisant les matériels et les quantités qui seront prêtés ainsi que la période du prêt. Le demandeur sera dès lors appelé "l'emprunteur".
4.2. Si l'emprunteur souhaite modifier cet agrément, il devra le solliciter par écrit. Le Centre de Prêt répondra favorablement ou non dans les meilleurs délais.
4.3. Le prêt de tentes est suspendu durant la période hivernale (du 1er décembre au 1er mars).
Article 5 : Quelles sont les conditions d'enlèvement du matériel ?
5.1. Aux dates et heures fixées, l'emprunteur (ou son mandataire muni d'une procuration en bonne et due forme) se présente au Centre de Prêt.
5.2. S'il le souhaite, l'emprunteur vérifie si le matériel délivré est en bon état, si les quantités fournies correspondent aux indications figurant sur le contrat d'enlèvement et y appose sa signature.
5.3. Dans le cas où le matériel est enlevé sans vérification préalable, il est entendu que ce sera sous l'entière responsabilité de l'emprunteur.
5.4. L'emprunteur est censé connaître le mode d'utilisation du matériel prêté. Un mode d'emploi peut cependant être mis à la disposition de l'emprunteur qui en fait la demande.
5.5. Tout matériel qui n'est pas retiré à la date fixée est automatiquement remis à la disposition du Centre de Prêt.
Article 6 : Quelles sont les conditions de restitution du matériel ?
6.1. Aux dates et heures fixées, l'emprunteur (ou son mandataire) se présente au Centre de Prêt.
6.2. Le matériel est vérifié par l'agent du Centre de Prêt en présence de l'emprunteur. Les différences éventuelles par rapport au contrat d'enlèvement sont consignées sur le contrat de reprise du matériel. Les dommages constatés ne préjudicient pas de la constatation de nouveaux dommages ou de l'aggravation de ceux constatés à l'occasion d'un contrôle ultérieur effectué par notre service technique.
Les opérations de déploiement des toiles de tente et des stands nécessaires au contrôle de celles-ci ainsi que le repliement incombent à l'emprunteur. Un nombre suffisant de personnes doit être prévu pour que ces opérations soient réalisées dans un délai raisonnable en fonction des quantités à contrôler.
6.3. Si l'emprunteur se présente en retard, le Centre de Prêt se réserve le droit de procéder à une vérification ultérieure en la présence d'un représentant.
Aucune contestation ne sera alors prise en compte pour un matériel qui s'avérerait défectueux ou manquant lors du test.
6.4. La signature du contrat de reprise met fin au prêt.
6.5. En cas de non restitution du matériel prêté dans les délais prescrits, le Centre de prêt réclamera des intérêts de retard calculés à partir de l'échéance de fin du prêt au taux annuel de 20%.
Article 7 : Qui est responsable du matériel ?
7.1. La responsabilité de l'emprunteur et de l'association dont il dépend est engagée de manière solidaire dès le retrait du matériel jusqu'à sa restitution et sa vérification par l'agent du Centre de Prêt.
7.2. Le matériel prêté est et demeure la propriété insaisissable du Centre de Prêt. Toute cession de matériel à un tiers est strictement interdite.
7.3. L'emprunteur s'engage à utiliser le matériel en "personne prudente et raisonnable" et à le restituer au terme convenu en parfait état de fonctionnement et de propreté. Il est proscrit d'apporter des modifications quelconques au matériel prêté.
7.4. Les réparations et pièces manquantes sont à charge de l'emprunteur. Les réparations sont effectuées par le Centre de Prêt.
7.5. En cas de non restitution du matériel prêté, le Centre de Prêt réclamera la contre-valeur du matériel neuf au prix catalogue à sa date d'achat.
7.6. Le non respect des dispositions ci-devant expose l'emprunteur à voir ses demandes de prêt ultérieures refusées.
7.7. L'emprunteur exonère expressément le Centre de Prêt de toute responsabilité en cas de dommage ou d'accident survenant à lui-même ou à des tiers à la suite du transport ou de l'utilisation du matériel prêté.
Article 8 : Quelles sont les modalités de transport et de manutention du matériel ?
8.1. Le transport et la manutention du matériel incombent à l'emprunteur qui doit prévoir un nombre suffisant de personnes et un véhicule approprié pour que ces opérations soient exécutées en une seule fois. Le volume total du matériel est indiqué dans votre contrat de prêt,afin que l’emprunteur puisse s’organiser en amont.
8.2. En ce qui concerne le matériel audiovisuel, il n’est pas conseillé de venir avec une remorque, car la protection n’est pas optimale. Néanmoins, s’il est impossible pour l’emprunteur de faire sans, il est dès lors obligatoire d’utiliser des bâches et des sangles en suffisance.
8.3. Les véhicules doivent être propres. En outre, ils seront complètement fermés (tôlés ou bâchés) sauf pour le transport des tentes, des tables, des bancs, des chaises et des podiums pour lesquels l'utilisation d'un camion-benne ou d'un camion plate-forme est autorisée.
8.4. En cas de recours à une société de transport ou de véhicule communal, l'emprunteur ou son mandataire est tenu d'être présent au Centre de Prêt lors de l'arrivée du véhicule.
8.5. Nos agents se réservent le droit de refuser le départ du matériel, s’ils jugent que les conditions ci-dessus n’ont pas été respectées.
Article 9 : Faut-il s'assurer ?
9.1. Préalablement au retrait du matériel audiovisuel (rubriques 01 à 19 incluses) ou scénique (rubriques 21), l'emprunteur est tenu de fournir la preuve qu'une assurance "tous risques" ,couvrant celui-ci pour la période de prêt, est contractée auprès de la compagnie de son choix.
En aucun cas, le Centre de Prêt ne peut être tenu par les dispositions contenues dans l'assurance contractée.
9.2. Pour le matériel de loisirs, il est vivement conseillé à l'emprunteur de le couvrir par une assurance contre les risques d'incendie.
Article 10 : Conditions d'utilisation du matériel en espace extérieur
Seuls 3 équipements sont conçus pour une utilisation en extérieur. Il s’agit des PAR LED IP 65, deshaut-parleurs public address extérieurs, et des protèges câbles. Tout le reste du matériel doit être placé en intérieur, dans un bâtiment fermé, ou, dans certains cas*, protégé par une structure mobile (bâche, stand, tonnelle, ...).
* Cas favorables à une utilisation du matériel en extérieur ET protégé par une structure fermée ou semi-fermée :
- Météo favorable (pas de pluie battante sur le matériel et température extérieure supérieure à 10°);
- Matériel posé sur une surface dure, pas à même le sol;
- La tonnelle doit être parfaitement opaque (pour éviter l'exposition au soleil) et imperméable.
Nous attirons votre attention sur le fait que si les conditions mentionnées ci-dessus ne sont pas respectées, l'assurance ne pourra pas couvrir les dommages. Le Centre de Prêt se verra, par conséquent, dans l'obligation de facturer le matériel endommagé au prix du matériel neuf.
Article 11 : Consignes spéciales de sécurité pour le prêt de tente, stand et tonnelle
Les matériaux qui composent les tentes, les stands et les tonnelles ne sont pas ignifugés. Par conséquent, certaines dispositions doivent être prises par rapport aux sources de forte chaleur
11.1. Il est INTERDIT d’installer les tentes, stands et tonnelles près d’un feu, d’une flamme et toutes autres sources de chaleur, à moins de 8 mètres de distance.
11.2. Il est également INTERDIT de faire du feu à l’intérieure des tentes, stands et tonnelles.
