FAQ

Le transport et la manutention du matériel incombent à l'emprunteur qui doit prévoir un nombre suffisant de personnes et un véhicule approprié pour que ces opérations soient exécutées en une seule fois. Le volume total du matériel est indiqué dans votre contrat de prêt, afin que l’emprunteur puisse s’organiser en amont.

 En ce qui concerne le matériel audiovisuel, il n’est pas conseillé de venir avec une remorque, car la protection n’est pas optimale. Néanmoins, s’il  est impossible pour l’emprunteur de faire sans, il est dès lors obligatoire d’utiliser des bâches et des sangles en suffisance.

 Les véhicules doivent être propres. En outre, ils seront complètement fermés (tôlés ou bâchés) sauf pour le transport des tentes, des tables, des bancs, des chaises et des podiums pour lesquels l'utilisation d'un camion-benne ou d'un camion plate-forme est autorisée.

En cas de recours à une société de transport ou de véhicule communal, l'emprunteur ou son mandataire est tenu d'être présent au Centre de Prêt lors de l'arrivée du véhicule.

Nos agents se réservent le droit de refuser le départ du matériel, s’ils jugent que les conditions ci-dessus n’ont pas été respectées.

L'assurance de notre matériel est obligatoire (excepté pour le matériel de loisirs).

Vous pouvez bien entendu assurer le matériel emprunté auprès de la compagnie de votre choix. Par défaut, le Centre propose une police d'assurance tous risques issue d'un appel d'offres public, dont l'adjudicataire actuel est la compagnie ETHIAS.

Cette dernière propose une couverture multirisque à un tarif très avantageux, calculé à partir de la valeur du matériel et de la durée du prêt.

Merci de consulter les tarifs de l’assurance.

Actuellement, le Centre de Prêt de Matériel n’effectue pas la livraison du matériel. Néanmoins, un partenariat avec une société de location de véhicules de transport située sur le zoning est à l’étude.

Le Centre gère plus de 2.500 demandes de prêts par an, enlèvements et retours de matériel confondus. Cela nécessite une organisation rigoureuse afin de satisfaire l’ensemble des demandes.

Le Centre gère son stock de matériel en temps réel et ne dispose que d’une réserve de sécurité restreinte. Ramener le matériel en retard c’est mettre en péril l’organisation d’un évènement d’une autre association !

Cependant, un oubli peut parfois survenir. Aussi, nous avons mis en place depuis le début de l’année 2016 un système de rappel par SMS. N’oubliez donc pas de nous communiquer vos coordonnées via le formulaire de demande de prêt, cela s’avèrera très certainement utile ultérieurement !

Nous sommes conscients que certains de nos usagers viennent de très loin. Nous devons néanmoins gérer 3.000 demandes de prêts par an. Le nombre de comptoirs où nous pouvons vous accueillir n’augmente pas, ni le nombre de nos employés d’ailleurs. Aussi, nous tentons autant que possible de planifier les enlèvements et les retours en fonction de l’éloignement géographique, mais nous ne pouvons malheureusement satisfaire tout le monde.

Vous devez tout d’abord vous rendre à l’accueil central afin que nos agents vérifient si vous êtes en ordre par rapport à l’assurance (obligatoire pour le matériel audiovisuel) et si vos documents d’identité et/ou procuration d’enlèvement du matériel sont valables. De plus, l’accueil central est le seul à disposer d’un terminal Bancontact afin de vous permettre d’effectuer vos paiements.

Les accueils audiovisuel et loisirs se chargent, quant à eux, de vous recevoir et vous guider vers l’agent qui s’occupera de votre prêt de matériel.

Le Centre est un service du ministère de la FWB et, plus particulièrement, de l’Administration Générale de la Culture. De ce fait, seules les associations (ASBL ou association de fait) ou institutions qui organisent une activité socio - culturelle peuvent solliciter un prêt.

L’installation du matériel (ainsi que la manutention de manière générale) est à la charge de l’emprunteur. Cependant, nos techniciens sont évidemment disponibles à l‘enlèvement du matériel pour vous fournir toutes les explications nécessaires. De plus, ils restent joignables par téléphone au 081/40.81.92(s’ouvre dans un nouvel onglet) si vous avez des questions d’ordre technique durant les heures d’ouverture. Vous avez également la possibilité de prendre un rendez-vous avant l’organisation de votre évènement afin de répondre à toutes vos questions.

Il se peut que vous ne receviez pas l’entièreté du matériel demandé car le stock est insuffisant.

La quantité de matériel accordé et non accordé est systématiquement mentionnée sur le courrier que nous vous faisons parvenir avec vos dates d’enlèvement et de retour. Lisez attentivement ce courrier afin que vous puissiez, le cas échéant, trouver d’autres alternatives !

Lorsque l’on modifie une demande de prêt déjà encodée dans notre progiciel SAP, cela a des répercussions à plus ou moins long terme. Le Centre gère son stock de matériel en temps réel et ne dispose que d’une réserve de sécurité restreinte. Le stock diffère d’un jour à l’autre ! Le Centre a bien conscience de cette problématique mais il s’agit d’une contrainte du système.

Avant d’emprunter notre matériel, contactez nos agents afin de vous renseigner sur sa compatibilité !

Monsieur Frédéric NOLET au 081/40.81.83(s’ouvre dans un nouvel onglet) (courriel frederic.nolet(at)cfwb.be) et/ou Monsieur Thierry PAQUAY au 081/40.81.92(s’ouvre dans un nouvel onglet) (courriel thierry.paquay(at)cfwb.be) vous renseigneront sur les spécificités techniques du matériel et adapteront votre demande le cas échéant !

La durée du prêt est indiquée sur le courrier que nous vous faisons parvenir avec vos dates d’enlèvement et de retour. Lisez attentivement ce courrier afin que vous puissiez prendre vos dispositions.

Le temps d’attente est effectivement plus long lorsque vous rapportez le matériel puisque nous sommes alors dans l’obligation de comptabiliser et vérifier l’état du matériel. Le Centre ne peut se reposer sur la simple parole des utilisateurs.

Si d’aventure vous ne souhaitez pas attendre, nos agents vous demanderont de signer une décharge impliquant la facturation des dégâts éventuels constatés en votre absence. Les prestations du personnel vous seront également facturées !

Pour de simples raisons d’assurance. Si un agent abîme votre véhicule en vous aidant à charger et/ou décharger le matériel, il ne sera en aucun cas couvert ! C’est une des clauses inhérente à la gratuité du service.

A ce propos, merci de consulter les conditions de prêt, point 8.1.

Elles le sont ! Depuis cinq ans, le Centre de Prêt travaille en collaboration avec les responsables politiques des principaux mouvements de jeunesse. Ensemble, nous avons mis en place un certain nombre de filtres afin de mettre un terme à ces demandes de prêt excessives.

Nous restons volontairement généralistes dans la description de notre matériel sur notre formulaire, et ce afin d’éviter toute forme de favoritisme.

Nous ne pouvons faire preuve d’élitisme et de clientélisme. La mission du Centre est d’apporter une aide matérielle à tout un chacun.

Cependant, il existe bien une distinction entre les opérateurs « professionnels » et « amateurs ». C’est pourquoi le Centre traite différemment les demandes concernant certains types de matériel (par exemple, les caméras semi-professionnelles pour lesquelles une fiche projet est exigée).

L’ensemble du matériel appartenant au Centre est acquis sur base de plusieurs critères : le rapport « qualité / prix », la possibilité de tester le matériel, le délai de garantie, le délai de livraison, l’obtention du « manuel service » afin de permettre les réparations par nos techniciens, etc. Tous ces critères entrent en compte afin d’assurer la durabilité dudit matériel et d'en faire bénéficier le plus d’usagers possible. De plus, la technologie est en constante évolution. A cela s’ajoute la difficulté de répartir équitablement le budget annuel alloué au Centre entre le secteur loisirs et le secteur audiovisuel.

Chaque année plusieurs dizaines de milliers d’euros sont investis afin de proposer un panel de matériel destiné à satisfaire un maximum d’usagers. La situation économique et budgétaire actuelle est difficile. Il faut garder à l’esprit que nous ne pouvons offrir les services d’un secteur privé avec le budget alloué.

Les demandes des différents mouvements de jeunesse excèdent l’offre du Centre de Prêt. Depuis 5 ans maintenant, un processus complexe de fabrication et de déclassement de tentes est en cours, et ce en étroite collaboration avec les différents représentants des mouvements de jeunesse. Certes, des tentes supplémentaires sont fabriquées, mais il faut rester attentif à ne pas déclasser trop de tentes au risque de devoir refuser des demandes de prêt. Quelques tentes sont donc encore en mauvais état, et toute l’équipe du Centre s’en excuse. Cependant, le phénomène tend à disparaître.

En général, les tentes dans un moins bon état ne sont pas encore déclassées et servent surtout à l’intendance, au stockage des malles, des vélos, etc.

Les toiles élimées ne sont malheureusement pas repérées aussi facilement que les trous au cours de nos contrôles car ces dernières (de couleur verte) sont dépliées sur notre pelouse (verte également). Nous n’avons ni la main-d’œuvre ni le temps suffisant pour contrôler les tentes montées.

Même nos nouvelles tentes percent légèrement. En effet, la toile neuve (mélange de polyester et de coton) doit «se donner» avant de pouvoir être parfaitement étanche.

Cependant, le Centre prête plus de 2.000 tentes Juniors et Seniors confondues chaque année. Il est donc plutôt rare que nous rencontrions ce type de problème.

Tout simplement parce que la majorité des « transporteurs » particuliers ou autres ne sont pas agréés pour le transport de ce type de matériel.

Le Centre de Prêt de Matériel a également testé le prêt de ses racks. L’expérience s’est révélée négative et non concluante car les racks sont revenus abîmés.

La valeur d’un seul rack de stockage est estimée à 300 €. A cela s’ajoute le coût de la main d’œuvre pour les réparations.

Après analyse, le Centre de Prêt a donc décidé de ne plus prêter ses racks.

Signalez-le immédiatement à nos agents ! Les moyens de communication ne manquent pas et cela vous évitera des embarras inutiles lorsque vous rapporterez le matériel !

Soyez vigilants !

Si vous constatez un problème avec le matériel, faites une photo du dégât et de la plaquette d’identification (code-barres) et envoyez ces éléments à l’adresse suivante : cpm(at)cfwb.be.

Par exemple, lorsqu’une toile est signalée vétuste dès le début d’un camp, nous demandons aux chefs d’unité de nous le signaler, de faire une photo de la plaquette d’identification de la tente et de nous l’envoyer. La tente est ainsi immédiatement déclassée (ou réparée si elle peut encore l’être). Si cela est possible un échange a lieu.

Si les agents du Centre de Prêt constatent un dégât lors du retour du matériel, ils font systématiquement la distinction entre des dégâts liés à l'usure naturelle (ce qui ne vous sera pas facturé) et des dégâts dus à une mauvaise utilisation ou à un transport inaproprié. Dans ce dernier cas, la facture vous sera envoyée. 

N’oubliez pas, vous avez la possibilité de tester le matériel à l’enlèvement !

Si malgré tout, vous estimez que ces dégâts ne sont pas de votre fait, vous avez la possibilité de vous adresser à notre service de médiation – gestion des plaintes à l’adresse suivante : mediation.cpm(at)cfwb.be. Nous tenterons alors de trouver ensemble une solution !