|

FAQ

Que faire si le matériel est abîmé / ne fonctionne pas ?

Signalez-le immédiatement à nos agents ! Les moyens de communication ne manquent pas et cela vous évitera des embarras inutiles lorsque vous rapporterez le matériel !

Soyez vigilants, si vous constatez un problème avec le matériel, faites une photo du dégât si vous le pouvez et de la plaquette d’identification (code-barres) et envoyez ces éléments à l’adresse suivante : cpm(at)cfwb.be.

Par exemple, lorsqu’une toile est signalée vétuste dès le début d’un camp, nous demandons aux chefs d’unité de nous le signaler, de faire une photo de la plaquette d’identification de la tente et de nous l’envoyer. La tente est ainsi immédiatement déclassée (ou réparée si elle peut encore l’être).  Si cela est possible un échange a lieu.

Pourquoi ai-je reçu une tente de moindre qualité?

Les demandes des différents mouvements de jeunesse excèdent l’offre du Centre de Prêt. Depuis 5 ans maintenant un processus complexe de fabrication et de déclassement de tentes est en cours et ce en étroite collaboration avec les différents représentants des mouvements de jeunesse. Certes des tentes supplémentaires sont fabriquées mais, il faut rester attentif à ne pas déclasser trop de tentes au risque de devoir refuser des demandes de prêt. Quelques tentes sont donc encore en mauvais état et toute l’équipe du Centre s’en excuse. Cependant, le phénomène tend à disparaître.

En général, les tentes dans un moins bon état ne sont pas encore déclassées et servent surtout à l’intendance, au stockage des malles, des vélos, etc.

Les toiles élimées ne sont malheureusement pas repérées aussi facilement que les trous au cours de nos contrôles car ces dernières (de couleur verte) sont dépliées sur notre pelouse (verte également). Nous n’avons pas la main-d’œuvre ni le temps suffisant pour contrôler les tentes montées.

Même nos nouvelles tentes percent légèrement. En effet, la toile neuve (mélange de polyester et de coton) doit « se donner » avant de pouvoir être parfaitement étanche.

Cependant, le Centre prête plus de 2.000 tentes Juniors et Seniors confondues chaque année. Il est donc plutôt rare que nous rencontrions ce type de problème.

Pourquoi n’ai-je pas précisément obtenu le matériel demandé (marque, etc.) ?

Nous restons volontairement généralistes dans la description de notre matériel sur notre formulaire et ce afin d’éviter toute forme de favoritisme.

Nous ne pouvons faire d’élitisme et de clientélisme. La mission du Centre  est d’apporter une aide matérielle à tout un chacun.

Cependant, il existe bien une distinction entre les opérateurs « professionnels » et « amateurs ». C’est pourquoi le Centre traite différemment les demandes concernant certain type de matériel (par exemple les caméras semi-professionnelles pour lesquelles une fiche projet est exigée).

L’ensemble du matériel appartenant au Centre est acquis sur base de plusieurs critères : le rapport « qualité / prix », la possibilité de tester le matériel, le délai de garantie, le délai de livraison, l’obtention du « manuel service » afin de permettre les réparations par nos techniciens, etc. Tous ces critères entrent en compte afin d’assurer la durabilité dudit matériel et en faire bénéficier le plus d’usagers. Les marques notamment évoluent donc tout le temps.

 

A cela s’ajoute la difficulté de répartir équitablement le budget annuel alloué au Centre entre le secteur Loisirs et le secteur Audiovisuel.

 

Chaque année plusieurs dizaines de milliers d’euros sont investis afin de proposer un panel de matériel destiné à satisfaire un maximum d’usagers. La situation économique et budgétaire actuelle est difficile. Il faut garder à l’esprit que nous ne pouvons offrir les services d’un secteur privé avec le budget alloué.

Que faire si je reçois une facture de dégâts qui ne m’incombent pas ?

Si les agents du Centre de Prêt constatent quelque dégât que ce soit au retour du matériel, ils opèrent systématiquement la distinction entre des dégâts dus à une usure naturelle (auquel cas cela ne vous sera pas facturé) et des dégâts dus à une mauvaise utilisation / transport. Dans ce dernier cas, la facture vous sera envoyée. 

N’oubliez pas, vous avez la possibilité de tester le matériel à l’enlèvement !

De plus, si vous constatez un problème avec le matériel, faites une photo du dégât le jour même si vous le pouvez et de la plaquette d’identification (code-barres) et envoyer ces éléments à l’adresse suivante : cpm(at)cfwb.be.

Si malgré tout, vous estimez que ces dégâts ne sont pas de votre fait, vous avez la possibilité de vous adresser à notre service de médiation – gestion des plaintes à l’adresse suivante : mediation.cpm(at)cfwb.be. Nous tenterons alors de trouver ensemble une solution !

Pourquoi doit-on renvoyer le formulaire de demande de prêt par courrier postal ?

Afin de donner les mêmes chances aux personnes qui n’ont pas encore accès à internet. Cependant, cela se raréfie et à terme le Centre de Prêt étudie la possibilité de mettre en place un formulaire intelligent.

Pourquoi le matériel audiovisuel emprunté n’est-il pas compatible avec mon matériel ?

Avant d’emprunter notre matériel, contactez nos agents afin de vous renseigner  sur sa compatibilité !

Messieurs Frédéric Nolet au 081/40.81.83 (courriel frederic.nolet(at)cfwb.be) vous renseignera sur les spécificités techniques du matériel et adapteront ensuite le matériel du Centre sur le vôtre !

Pourquoi n’ai-je pas reçu l’entièreté de mon matériel ?

Il se peut que vous ne receviez pas l’entièreté du matériel demandé car le stock est insuffisant.

La quantité de matériel accordé et non accordé est systématiquement mentionnée sur le courrier que nous vous faisons parvenir avec vos dates d’enlèvement et de retour. Lisez attentivement ce courrier afin que vous puissiez le cas échéant trouver d’autres alternatives !

Pourquoi les agents du Centre de Prêt sont-ils réticents à aider au chargement/déchargement du matériel ?

Pour de simples raisons d’assurance. Si un agent se blesse ou abîme votre véhicule en vous aidant à charger et / ou décharger le matériel, il ne sera en aucun cas couvert ! C’est une des clauses inhérente à la gratuité du service.

 

A ce propos, merci de consulter les conditions de prêt, point 8.1 sur cette page : https://www.formulairesweb.cfwb.be/site_cpn/conditions.html

Pourquoi faut-il strictement respecter les horaires ?

Le Centre gère plus de 3.000 demandes de prêts par an, enlèvements et retours de matériel confondus. Cela nécessite une organisation rigoureuse afin de satisfaire l’ensemble des demandes.

Le Centre gère son stock de matériel en temps réel et ne dispose que d’une réserve de sécurité restreinte. Ramener le matériel en retard c’est mettre en péril l’organisation d’un évènement d’une autre association !

Cependant  un oubli peut parfois survenir aussi nous avons mis en place depuis le début de l’année 2016 un système de rappel par SMS. N’oubliez donc pas de nous communiquer vos coordonnées via le formulaire de demande de prêt, cela s’avèrera très certainement utile ultérieurement !

Le matériel est-il assuré ou non ?

L'assurance de notre matériel est obligatoire (excepté pour le matériel de camping).

Vous pouvez bien entendu assurer le matériel emprunté auprès de la compagnie de votre choix. Par défaut, le Centre propose une police d'assurance tous risques issue d'un appel d'offres public, dont l'adjudicataire actuel est la compagnie ETHIAS.

Cette dernière propose une couverture multirisque à un tarif très avantageux, calculé à partir de la valeur du matériel et de la durée du prêt.

Pour les tarifs de l’assurance, merci de consulter cette page :

https://www.formulairesweb.cfwb.be/site_cpn/assurance.html

J’ai demandé du matériel supplémentaire après avoir rentré ma demande de prêt. Pourquoi cela a-t-il été refusé ?

Lorsque l’on modifie une demande de prêt déjà encodée dans notre progiciel SAP, cela a des répercussions à plus ou moins long terme. Le Centre gère son stock de matériel en temps réel et ne dispose que d’une réserve de sécurité restreinte. Le stock diffère d’un jour à l’autre ! Le Centre a bien conscience de cette problématique mais, il s’agit d’une contrainte du système. 

Pourquoi les racks de stockage ne peuvent-ils être prêtés ?

Tout simplement parce que la majorité des « transporteurs » particuliers ou autres ne sont pas agréés pour le transport de ce type de matériel.

Le Centre de Prêt de matériel a également testé le prêt de ses racks. L’expérience s’est révélée négative et non concluante car les racks sont revenus abîmés.

La valeur d’un seul rack de stockage est estimée à 300 EU à cela s’ajoute le coût de la main d’œuvre pour les réparations.

Après analyse, le Centre de Prêt a donc décidé de ne plus prêter ses racks.

Pourquoi le temps d’enlèvement et de retour du matériel est-il si long ?

La durée du prêt est indiquée sur le courrier que nous vous faisons parvenir avec vos dates d’enlèvement et de retour. Lisez attentivement ce courrier afin que vous puissiez le cas échéant prendre vos dispositions.

Le temps d’attente est effectivement plus long lorsque vous rapportez le matériel puisque nous sommes alors dans l’obligation de comptabiliser et vérifier l’état du matériel. Le Centre ne peut se reposer sur la simple parole des utilisateurs.

Si d’aventures vous ne souhaitez pas attendre, nos agents vous demanderont de signer une décharge impliquant la facturation des dégâts éventuels constatés en votre absence.  Les prestations du personnel vous seront également facturées !

Pourquoi les demandes de prêt excessives ne sont-elles pas refusées ?

Elles le sont ! Depuis cinq ans, le Centre de Prêt travaille en collaboration avec les responsables politiques des principaux mouvements de jeunesse. Ensemble, nous avons mis en place un certain nombre de filtres afin de mettre un terme à ces demandes de prêt excessives.

Pourquoi doit-on se rendre une première fois à l’accueil central puis une seconde fois à l’accueil Loisirs et / ou Audiovisuel ?

Vous devez tout d’abord vous rendre à l’accueil central afin que nos agents vérifient si vous êtes en ordre par rapport à l’assurance (obligatoire pour le matériel audiovisuel) et si vos documents d’identité et / ou procuration d’enlèvement du matériel sont valables. De plus, l’accueil central est le seul à disposer d’un terminal Bancontact afin de vous permettre d’effectuer vos paiements.

Les accueils Audiovisuel et Loisirs se chargent quant à eux de vous recevoir et vous guider vers l’agent qui s’occupera de votre prêt de matériel.

Pourquoi doit-on se rendre au Centre de Prêt de Matériel dès 08H10 ?

Nous sommes conscients que certains de nos usagers viennent de très loin. Nous devons néanmoins gérer 3.000 demandes de prêts par an.  Le nombre de comptoirs où nous pouvons vous accueillir n’augmente pas, ni le nombre de nos employés d’ailleurs. Aussi, nous tentons autant que possible de planifier les enlèvements et les retours en fonction de l’éloignement géographique mais, nous ne pouvons malheureusement satisfaire tout le monde.